• Главная
• О журнале
  • О журнале
  • Распространение
  • Редакционный совет
  • Редакция
  • Рубрики
  • Список рецензентов статей
  • Правила рецензирования
  • Авторы
  • Russian Logistics Journal
• Новости
  • Календарь мероприятий
  • Размещение пресс-релизов
  • Новости логистики
• Подписка
  • Подписка через агентства
  • Редакционная подписка
  • Электронная рассылка
• Реклама
  • Реклама в журнале
  • Реклама на сайте
• Архив
• Контакты

Управление современным офисом: роль административного директора

   30 марта 2012 – Москва - 28 марта в Москве состоялся VIII Форум Административных директоров, организатором которого выступила компания AHConferences. В Форуме приняли участие свыше 100 административных и административно-хозяйственных директоров и менеджеров, управляющих офисами, руководителей АХО и руководителей секретариата из крупнейших компаний различных отраслей рынка России.

   Модератором Форума выступил Дмитрий Коптельцев, администратор  информационного портала для профессионалов административно-хозяйственной сферы  AHORUS.RU
   В первой части Форума участники обсудили роль административного директора и административно-хозяйственной службы в компании. Говоря о работе административных служб в территориально распределенной организации, Григорий Анцыгин, управляющий директор Управления делами Группы Ренессанс Страхование, описал задачи и функции административной службы, отметил ряд противоречий в ее разветвленной структуре и основные проблемные зоны.  «Устранить проблемы помогает обучение сотрудников, адекватная корректировка бюджета и корректировка структуры, регламентация деятельности и корректная постановка задач сотрудникам», - рассказал о методах и путях решения г-н Анцыгин.
   Управляющий директор финансовой корпорации «Открытие» Татьяна Поплавская представила коллегам опыт организации единых корпоративных сервисов в мультифункциональной финансовой организации. Г-жа Поплавская подробно остановилась на основных принципах организации сервисов в департаменте,  его структуре и распределении обязанностей у сотрудников административно-хозяйственной службы, показала экономический эффект от оптимизации структуры департамента.

   Во второй части программы прозвучали доклады с кейсами об успешной организации работы офиса и о проведении конкурса на выбор подрядной организации. Административный менеджер Johnson&Johnson Мария Шарапова рассказала о пожарной безопасности и о том, как обучать мерам пожарной безопасности и проводить учебную пожарную эвакуацию. Г-жа Шарапова акцентировала внимание на правильном взаимодействии с управляющей компанией здания при возникновении пожарной опасности, дала советы по коммуникациям с сотрудниками при возникновении экстренных ситуаций. 
   Демонстрируя инновационные способы решений офисных пространств, Ольга Хорасанова, административнй директор компании Accenture, провела виртуальные туры по офисам компании в Москве, Милане и Хьюстоне, рассказала об особенностях обустройства различных зон и используемых технологиях, позволяющих влиять на концепцию работы в офисе, помогать работать более прозрачно, сочетать зоны отдыха и внутренних коммуникаций сотрудников.
   Проекту Well-Being, реализованному в Административной дирекции Renault в России, был посвящен доклад административного директора компании Семена Беляйкина. Проект Well-Being является прозрачной и доступной системой услуг для сотрудников компании, формирующей доверие к работодателю и лояльность к выполняемой работе, а также расширяющей социальный пакет на предприятии.  Компания, в свою очередь, получает повышение мотивации сотрудников и сокращение временных затрат на решение непроизводственных вопросов.
   Елена Юдаева, административный директор ИКЕА, поделилась опытом проведения конкурса по выбору компании, управлющей деловыми поездками сотрудников ИКЕА, а также особенностями внедрения услуг подрядчика в бизнес-схемы крупной международной организации. Очень важно, по словам, г-жи Юдаевой на начальном этапе определить четкие сроки и составить календарь внедрения, зафиксировать образцы отчетности и KPI подрядчика, прописать ожидания от ведущего компанию account-менеджера и стратегию решения спорных вопросов.
   В продолжение темы выбора поставщика услуг Радмила Гаспарян, административный директор Ферреро Руссия, раскрыла нюансы проведения тендеров. Ключевыми факторами в успешном проведении тендера, по опыту г-жи Гаспраян, являются тщательное определение потребностей, соответствующее бизнес-целям компании, а также формирование экспертного комитета, способного составить ТЗ для поставщиков и сформулировать критерии их выбора.

   Представители компаний-поставщиков услуг для административно-хозяйственной сферы также приняли участие с докладами в Форуме. Андрей Зубков, руководитель проекта Starliner, продолжил тему аутсорсинга в business travel и рассказал о решениях по автоматизации данных услуг: организации электронного документооборота и электронного имплант офиса, про онлайн поиск и бронирование, а также автоматизацию учета и отчетности.
   Роли структурированного корпоративного питания в жизни сотрудников современной компании посвятил свой доклад Денис Берлёв, управляющий партнер Кантина Сити. В докладе была рассмотрена прямая зависимость между управлением уровнем стресса на рабочем месте , а также рациональным распределением рабочего времени и обеспечением сотрудникам цивилизованного и здорового питания с корпоративных столовых. «Столовая – неотъемлемая и немаловажная часть корпоративной культуры», - резюмировал г-н Берлёв.
   Основные риски аутсорсинга обозначил директор «Премьер-Сервис» Юрий Латышев: «При выборе подрядчика важно помнить, что вам с этой компанией сотрудничать как минимум год, что вашим сотрудникам может что-то нравиться или не нравиться как минимум год…» Г-н Латышев посоветовал поддерживать с подрядчиком доброжелательные деловые отношения, во избежание снижения качества услуги, невыполнения полного объема обязательств и подписания актов с «закрытыми глазами».

   Компания AHConferences благодарит всех участников, докладчиков и партнеров VIII Форума Административных директоров.